“A produtividade pessoal é um diferencial-chave entre aqueles que conseguem o querem e aqueles que não o fazem”, diz Brian Tracy, um autor canadense best-seller. Líderes e empresários sabem como conseguir o que querem em menos tempo do que outros. Podemos aprender muito com as táticas desses indivíduos bem-sucedidos e incrivelmente ocupados sobre como organizar melhor os nossos dias. Aqui estão as 9 melhores dicas de produtividade que conseguimos reunir para você aplicar, vindas de pessoas realmente ocupadas e que produzem muito.

1) Tenha um único foco.

Uma coisa que muitos empresários de sucesso têm em comum é a capacidade de se concentrar no que mais importa. Eric Schmidt, presidente e ex-chefe executivo da Alphabet, holding da Google, diz: “Mantenho as coisas concentradas. O discurso que digo todos os dias é: ‘É isso que fazemos. E o que estamos fazendo agora é consistente com isso e pode mudar o mundo?”.
Jason Goldberg, CEO da Fab.com, tem este conselho: “Escolha uma coisa e faça essa única coisa – e só essa uma coisa – melhor do que qualquer outra pessoa poderia”. Podemos obter uma grande força se tivermos um foco de mira laser em nossas principais prioridades de negócios. É um dos atributos que separa o empresário médio do mais bem-sucedido.

2) Tenha uma paixão em bloquear distrações.

A lenda do tênis Martina Navratilova diz: “Eu me concentro em me concentrar”. Para aqueles de nós que não temos a força de vontade para ser auto-responsável, existem várias soluções de tecnologia para bloquear distrações. Por exemplo, Rescue Time é uma aplicação que é executada no background do seu computador e mede como você gasta seu tempo para que você possa tomar melhores decisões. Get Concentrating é outra ferramenta útil que irá ajudá-lo a se concentrar em tarefas importantes ao bloquear temporariamente os sites de redes sociais.
Você se distrai facilmente? Se assim for, veja aqui por que devemos repensar a duração de nossas tarefas. Pode te ajudar 😉

3) Defina um tempo máximo para todas as suas reuniões.

Carlos Ghosn, presidente e diretor executivo da francesa Renault, é rigoroso no tempo atribuído para as reuniões não operacionais de um único tópico: ele permite um máximo de uma hora e 30 minutos. 50% do tempo é para a apresentação e 50% é para discussão. Gary E. McCullough, ex-capitão do exército dos EUA e ex-CEO da Career Education Corp., dá às pessoas metade do tempo que pedem para uma reunião ou compromisso. Isso os obriga a ser breve, claro e direto ao ponto. “Ao fazer isso, eu sou capaz de colocar uma série de coisas no dia e mover as pessoas de forma mais eficaz e eficiente”, diz McCullough. As pessoas geralmente não precisam de tanto tempo quanto pedem. As reuniões são verdadeiras sanguessugas de nosso tempo. Seja implacável em gerenciar esse dreno de produtividade para que você possa se concentrar em tarefas de alto valor.

4) Crie rituais de produtividade.

Tony Schwartz, CEO do The Energy Project, forneceu 4 dicas neste vídeo para a Harvard Business Review para a criação de rituais para automatizar comportamentos que nos tornarão mais produtivos, sem diminuir a nossa energia. Um deles está priorizar uma tarefa-chave para realizar por dia e começar seu dia focado nessa tarefa. “Force-se a priorizar para que você saiba que você vai terminar pelo menos essa tarefa crítica durante o período do dia em que você tem a maior energia e as poucas distrações”, diz Schwartz.

5) Acorde mais cedo.

Pesquisas mostram que as manhãs podem fazer ou acabar com o seu dia. Não é incomum para os CEOs bem sucedidos começarem o dia bem antes das 6 da manhã. Em 7 executivos que acordam muito cedo, vemos as pessoas incrivelmente ocupadas – Richard Branson, fundador do grupo Virgin, Jeff Bezos, fundador da Amazon – usam suas manhãs para aproveite o dia depois.
Laura Vanderkam, best-seller sobre gestão do tempo, diz que, enquanto muitos dormem, pessoas bem sucedidas já estão preparadas e estão fazendo muito. Se essa não é sua preferência, Vanderkam recomenda que comece com pequenas etapas, como levantar apenas 15 minutos antes todos os dias e aumentar gradualmente o tempo.

6) Agrupe suas interrupções.

Essa idéia vem do restaurador Danny Meyer. Ele faz com que sua assistente agrupe todas as perguntas que surgirem durante o dia em uma lista, então ela não precisa interrompê-lo repetidamente durante o horário de expediente. Tome isso como uma dica de produtividade e vá além: pense que você pedir pedir aos outros em sua equipe para agrupar perguntas, pedidos e outras consultas não urgentes para que você não seja distraído por interrupções que não agregam valor.

7) Terceirize tarefas pessoais.

Pessoas altamente produtivas são seletivas sobre como gastam sua energia. Eles não o desperdiçam em tarefas que outros podem fazer. Por exemplo, Alexis Ohanian, fundador da Reddit, usa secretários remotos. Outros automatizam compras de supermercados com serviços que entregam seus pedidos à sua porta. Faça uma análise de custo/benefício sobre como você gasta seu tempo e veja se vale a pena descarregar algumas tarefas repetitivas para que você possa se concentrar no que trará valor para sua empresa.

8) Tenha regras de email para manter a sanidade.

Katia Beauchamp e Hayley Barna, fundadoras da Birchbox, insistem que os membros da equipe indiquem quando precisam de uma resposta nos emails. Esta simples dica ajuda a priorizar. O designer Mike Davidson criou uma política de e-mail que limita qualquer e-mail que envia para cinco frases. Como ele explica, muitas mensagens de e-mail em sua caixa de entrada levam mais tempo para ele responder do que o remetenten levou para escrever. Analise seus hábitos de e-mail e institua políticas de economia de tempo que funcionem para sua situação particular.

9) Salve sua criatividade.

O cientista de renome mundial Dr. Linus Pauling disse uma vez: “A melhor maneira de ter uma boa ideia é ter muitas ideias”. A maioria dos líderes e empresários são visionários que geralmente não faltam boas ideias; No entanto, lembrar de todas essas idéias é muitas vezes um desafio para pessoas ocupadas. Evernote ou Google Keep são dois programas populares e gratuitos para anotar suas ideias.