Quais são os mitos de produtividade equivocados que impedem que você seja mais produtivo em sua vida profissional e em sua vida pessoal? Como você mesmo está prejudicando ativamente os seus esforços para produzir mais?
O fato triste é que há crenças que defendemos sobre produtividade e organização que geralmente são as que nos impedem de fazer e ser tudo o que queremos fazer e estar em nossas vidas. Embora não possamos controlar as circunstâncias que nos rodeiam, as coisas que pensamos sobre o trabalho, a vida, a eficácia, o sucesso e a inovação afetam a maneira como respondemos a essas circunstâncias, e muitas vezes pelo pior.

Aqui, então, esão dez mitos comuns sobre a produtividade que impedem as pessoas de aproveitar o sucesso que desejam. Quantas destes o impedem de ser mais produtivo, eficaz e equilibrado como pessoa?

Mito 1: Ser organizado é ser limpo.

Muitas pessoas equivalem a “organização” com os espaços frios, estéreis e sem vida que vêem nas revistas. Isso não é organização – o espaço mais limpo pode continuar levar horas para encontrar qualquer coisa.
Um espaço organizado é simplesmente um em que as coisas mais importantes estão próximas; as que você usa com mais frequências são facilmente encontradas e as coisas que você raramente precisa estão fora do caminho, mas podem se encontradas quando necessárias. Isso significa que a organização precisa atender às suas necessidades, não a uma noção de limpeza.

Se você nunca gasta mais de um minuto tentando encontrar qualquer coisa naquela montanha de desordem que você chama seu escritório (ou sala ou cubículo ou cozinha), então não mexa. Ao mesmo tempo, seja honesto contigo mesmo – a maioria das pessoas afirma que pode encontrar o que precisa, mas quando colocadas à prova, elas hesitam sobre onde foi que deixaram um tal objeto. Se a sua bagunça não está funcionando para você, coloque algum tempo em descobrir como fazer que funciona para você.

Mito 2: Você não tem tempo para um sistema.

Essa é um mito de produtividade popular sobre sistemas como o GTD de David Allen. O pensamento é algo assim: “Se eu gasto todo meu tempo mantendo minha lista e fazendo revisões semanais, nunca vou fazer nada”.
A realidade é que, enquanto a maioria dos sistemas leva algum tempo para configurar, uma vez que você começa a usar seu sistema, o tempo que você usa em “manutenção” é mais do que compensado pelo tempo que você economiza, não tendo que pensar sobre o que fazer – ou tentando lembrar o que você esqueceu.

Mito 3: Os sistemas são rígidos e inflexíveis.

Essa é outra queixa comum sobre os sistemas de produtividade. O medo parece ser que, ao contrário da vida de todos os outros, sua vida é tão caótica e imprevisível que nenhum sistema pode acomodar tudo.

Já lemos muito da literatura de produtividade e nunca encontramos um sistema de produtividade que não criasse espaço para diferenças de personalidade, requisitos de trabalho ou situações pessoais. No final, o importante é ter um sistema para que você possa responder eficazmente a eventos imprevistos sem perder o controle de sua vida inteira.

Mais diireto ao ponto: se sua vida é realmente tão caótica e imprevisível, é provável que seja porque você resistiu à adoção de algum tipo de sistema e não porque nenhum sistema é bom o suficiente para sua vida. O que diz que você não passou o tempo que precisa para descobrir o que é a sua própria vida – em vez disso, você acabou de responder a tudo o que o mundo lançou quando chegou. Adotar um sistema significa passar algum tempo descobrindo o que é importante para você, o que não é importante, e como se livrar das coisas menos importantes para que você possa começar a criar as coisas importantes.

Mito 4: Produtividade significa mais trabalho.

Uma vez que você entrou nessa linha de raciocínio, pode ser muito difícil sair. A ideia é que, se você demorassse metade do tempo para fazer todas as coisas, você iria preencher o restante com mais trabalho.

Se você não for espero com as coisas, isso às vezes pode ser verdade, pelo menos no trabalho. Os supervisores odeiam ver as pessoas se divertindo enquanto ainda estão no expediente, então terminar o trabalho do seu dia às 14hs significa que você deverá encontrar mais coisas para preencher as horas restantes. Então, se você é tão produtivo, você deve aproveitar esse trabalho extra em uma promoção ou aumento – ou convencer seu chefe a adotar um plano de flexibilidade para que você possa trabalhar em casa.

Mas a produtividade também não é apenas trabalho. Ser mais produtivo em sua vida significa que você deveria ter mais tempo para fazer coisas como gastar tempo com sua família, tirar férias, ler um livro, visitar um museu ou escrever seu plano para dominar o mundo. Fazer o seu trabalho na metade do tempo para que você possa fazer duas vezes mais trabalho não é produtivo – é burro.

Mito 5: A criatividade não pode se encaixar em um sistema.

Talvez você acredite que as coisas de produtividade são para pessoas de negócios, não para pessoas criativas como você. Isso é errado por dois motivos. Em primeiro lugar, o trabalho criativo ainda é um formato de trabalho e tão suscetível à procrastinação, ao planejamento pobre e às práticas de trabalho de má qualidade como a contabilidade, a pintura da casa e a dominação mundial.

A segunda razão é que, embora você possa ter uma ótima compreensão das demandas de seu trabalho criativo, a menos que você se sinta confortável com a coisa “bloqueio criativo”, é provável que você tenha muito mais a fazer do que apenas o material criativo. Os registros precisam ser mantidos, os clientes precisam ser contatados, os impostos precisam ser arquivados, os projetos precisam ser faturados, e assim por diante. É parte daí que veio o nosso conceito de polímatas – independente da área que você trabalhe, você não fica restrito a uma única área do conhecimento. E aqui está o problema: as pessoas criativas geralmente não gostam muito de fazer toda essa rotina, coisas do dia a dia. Ter um sistema para tornar essas coisas tão indoloras e rápidas quanto possível significa que você pode passar mais tempo sendo criativo.

Mito 6: Você trabalha melhor sob pressão.

Há pessoas que acreditam que prosperam sob a pressão de um prazo iminente. Nove a cada dez vezes, contudo, eles não “prosperam”. Eles simplesmente gostam da desculpa, porque isso significa que não precisam se responsabilizar pelas bagunças nas quais eles acabam.

Mantendo-se em um modo de alto estresse, sempre urgente, não é bom para a sua saúde e não é bom para o seu negócio. Em se tratando de saúde, isso significa que você provavelmente irá ter algum tempo a menos de vida. No que diz respeito ao negócio, significa que você não deve ser um grande colega para trabalhar lado-a-lado; o que significa que, mesmo que seu trabalho seja bom, você estará afastando colegas ou clientes – e, mais cedo ou mais tarde, você sentirá falta de alguma coisa detalhe importante de que você estava muito agiatado para reconhecer, prejudicando seu trabalho, sua reputação e sua carreira.

Mito 7: A falta de sistema é o seu sistema.

Este é realmente verdadeiro, embora não da maneira que a maioria das pessoas pretende quando dizem isso. A bagunça de hábitos, práticas e crenças que você tem no momento são, na verdade, um sistema – e você está trabalhando nele todos os dias.

Mas o que a maioria das pessoas quer dizer é que, ao não ter um sistema, eles realmente são mais produtivos do que se tivessem um sistema. Para alguns, isso é apenas uma variação no Mito #2, mas outros realmente pensam que a mistura de hábitos que eles combinaram com a experiência de vida está funcionando para eles. Eles não vêem espaço para melhorias.

Se você se encaixa nesse mito de produtividade, é importante que adotar alguma metodologia de produtividade, seja ela pelos gurus de produtividade ou um próprio, não é você dizer que esteve errado a vida toda – mas sim que você é humano e sabe que pode melhorar seus hábitos.

Mito 8: Você precisa de inspiração para trabalhar.

Não, você não precisa. A inspiração é maravilhosa, mas raramente compatível com conseguir com que as coisas sejam feitas. O que você precisa é um sistema para capturar esses flashes de inspiração para que, quando a inspiração estiver de férias, você tenha muito para trabalhar.

Mito 9: Organização é boring.

Esta é uma variação do Mito #1, com sabor do Mito #6: algumas pessoas gostam da emoção de que algo está prestes a dar errado. Isso pode ser um reflexo de um trauma psicológico, mas também pode refletir apenas uma vida de experiências de trabalho ruins – ter sucesso de uma possibilidade de fracasso iminente pode te fazer se sentir bem e se seus sucessos “cotidianos” não são recompensados, pode ser tentador trabalhar para que fracasso esteja mais perto para que você possa ter o sucesso.

Seja qual for a raiz, esse mito é equivocado porque coloca a atenção no lugar errado. Ser organizado não é chato – ser boring é chato. Faça sua própria própria rotina algo animador e você vai parar de se sentir entediado – e só então você poderá parar de usar sua desorganização como uma muleta para uma vida não totalmente realizada.

Mito 10: Há algo de errado contigo e nenhum sistema pode consertar.

Esse provavelmente é verdade. Sistemas, não importa quão bom eles sejam, não conseguirão resolver os problemas fundamentais em sua vida. Eles não o tornarão mais esperto ou mais agradável ou melhor ou mais experiente.
O que eles podem fazer é ajudá-lo a organizar o seu tempo para descobrir como resolver esses problemas. Eles podem ajudá-lo a criar um espaço na sua vida para um crescimento pessoal. E eles podem ajudá-lo a destacar as fontes dessas falhas, eliminando o “ruído” que normalmente as mascara.

No final, seu crescimento como pessoa, seu sucesso – você escolhe – depende de você. Endireitar as coisas na sua vida que o impedem de ser eficaz e produtivo pode ser um passo importante para esse sucesso, mas é um meio, e não um fim.
Mas se você está acreditando em qualquer um dos mitos acima, você não está se dando uma chance justa – você está no seu próprio caminho. E isso não está fazendo você, nem qualquer outra coisa, nada de bom.