Como terceirizar tarefas para ser mais produtivo

Todo empreendedor quer ser mais produtivo e ter mais tempo para a gestão estratégica da sua empresa, mas geralmente não sabe como conseguir isso.
Primeiramente é preciso saber que ser produtivo não é fazer várias coisas ao longo do dia, é fazer as atividades que são necessárias para a realização dos seus objetivos, seja tornar sua empresa líder de segmento no mercado ou pode viajar por todo o mundo, as demais atividades sendo obrigatórias ou não só lhe mantem ocupado, não produzindo.

Primeiro passo: sua lista de tarefas.

Para começar a ser mais produtivo, posso citar que você deve ter uma lista de tarefas, mas não naquele formato de “coloque tudo o que você tem para fazer na lista”, nela deve conter apenas atividades que te levem as suas metas e objetivos e elas devem ser organizadas de forma que facilitem a execução de cada uma.
Também é importante evitar as distrações, rede sociais, telefone e principalmente o e-mail pois ele sempre trará novas tarefas ou problemas a serem resolvidos, mas lembre-se tudo tem sua hora e você deve criar horários para checar essas distrações.

Você precisa também ter a sua agenda, para não virar agenda dos outros, ou seja, você precisa definir suas atividades da semana ou mês em blocos, criar períodos específicos para realizar determinadas atividades, por exemplo, terças e quintas no período da manhã ficam destinadas para as reuniões da empresa, quarta a tarde agendamentos externos (médicos, dentistas e etc) e assim os demais dias da semana, dessa forma você terá sempre um espaço maior de tempo para determinada atividade e poderá realmente focar naquilo que está fazendo.

Seguindo esses passos você começará a se tornar mais produtivo, mas ainda você terá atividades menos importantes que devem ser feitas e é agora que você precisará Terceirizar suas Tarefas.

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Como a terceirização de tarefas pode te tornar mais produtivo.

A terceirização de tarefas pode lhe proporcionar aumento da produtividade e mais tempo livre. Imagine que enquanto você está atendendo um futuro cliente tem alguém que no mesmo momento está pagando suas contas, respondendo seus e-mails, atendendo o telefone da sua empresa e até prospectando novos clientes, quando você terminar sua reunião além de ter fechado um novo contrato, terá muitas outras coisas feitas. Isso representa um aumento de produtividade para você e para a sua empresa.

Para saber se vale terceirizar suas atividades é preciso checar o valor da sua hora e a o valor da hora de quem irá executar a sua tarefa e compará-las, mas além disso é importante observar a sua habilidade em determinada tarefa e quanto tempo você leva para executá-la, pois alguém mais experiente pode executá-la em menos tempo e com mais precisão, nesse caso a comparação do valor de hora muda, pois você pode contratar alguém com um valor de hora maior que a sua sendo que a atividade será executada na metade do tempo. Por exemplo, você precisa desenvolver uma boa planilha em Excel, mas suas habilidades com a ferramenta são baixas, você gastaria no mínimo duas horas para criar a planilha, sendo que o valor da sua hora é R$10,00 e da pessoa que você terceirizou é R$ 15,00, porém como ela tem habilidades com planilhas ela desenvolverá a planilha em uma hora, lhe custando R$ 15,00 e não mais R$ 20,00 das suas duas preciosas horas.

Pense também nas atividades que você deixa de fazer para executar as atividades obrigatórias do dia a dia, como pagamento de contas, responder e-mails com dúvidas simples e frequente, emissão de notas fiscais, organização de arquivos, solicitação de orçamentos e etc., com esse tempo você poderia estar adquirindo novos conhecimentos, pensado estrategicamente, captando novos clientes, poderia estar aumentando a receita da sua empresa.

Também tem aquelas atividades que sempre são deixadas de lado ou são feitas da forma mais básica possível, como por exemplo o controle financeiro, sendo que ele é uma ferramenta fundamental para o bom andamento de qualquer empresa e para o planejamento de crescimento, então nada melhor ter alguém capacitado para controlar essas informações.

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Outra coisa muito importante que devemos estar cientes é que as tarefas nunca vão acabar, quando você terminar de fazer algo já terá três ou mais novas tarefas lhe esperando, então terceirizar suas tarefas será uma necessidade.

Mas como encontrar alguém para executar todas essas tarefas? Nos dá RK Secretária Remota executamos exatamente esse tipo de serviço, terceirização de tarefas dos nossos clientes, nos tornamos uma extensão de nossos clientes na área que eles mais necessitam, eles encontram em nós todo comprometimento e confiança que precisam para delegar atividades da sua empresa.

Mas quem pode e deve terceirizar suas tarefas? Quem mais precisa desses serviços, são microempreendedores, pequenas e médias empresas, profissionais liberais e também pessoas físicas, que sentem que sempre estão sem tempo e que só estão “apagando incêndios” o dia todo.

Se ainda está com dúvida sobre terceirizar suas tarefas, deixo uma frase de um dos meus clientes: “Só quem tem uma secretária remota sabe como é libertador ter alguém para cuidar de suas questões burocráticas e administrativas.”.