Antes de falar sobre produtividade, você sabia que não sente o tempo passar da mesma forma que seus pais ou avós? A associação de tarefas no trabalho, estudo, criação de projetos e momentos de lazer acabam fracionando aquelas 24 horas que o nosso dia supostamente teria.

Mas calma, você não está ficando maluco: estudos de diversos autores e linhas de pesquisa comprovam que a nossa percepção de tempo realmente mudou. Para a psicóloga Claudia Hammond, autora do livro Time Warped: Unlocking the Mysteries of Time Perception, o sistema cerebral registra a passagem do tempo de forma flexível, variando de acordo com emoções, expectativas e tarefas executadas em determinado período.

Já o escritor norte-americano Nicholas Carr, finalista do Pulitzer pelo livro The Shallows: What the Internet Is Doing to Our Brains, atribui à internet essa mudança de percepção do tempo, considerando sua instantaneidade como a responsável pela busca de um imediatismo irreal.

Na prática, independente da explicação racional, precisamos encontrar maneiras efetivas para aumentar a produtividade diária e riscar a nossa (quase) interminável lista de tarefas do dia – seja ele composto por 24, 15 ou 5 horas.

Se livre da procrastinação, a grande vilã da produtividade.

Se livrar de múltiplas tentações, como “só” mais um episódio daquela série da Netflix, para focar em determinada atividade (que é bem chata na maioria das vezes) é um desafio diário para os procrastinadores. Mas afinal de contas, por que procrastinamos tanto?

Isso acontece quando acreditamos que o nosso “eu do futuro” é capaz de dar conta de atividades deixadas para trás pelo nosso “eu do presente” – o que é verdade, mas causa estresse, desgaste e uma grande sensação de fracasso. Para a nossa sorte, uma pesquisa recente de Daphna Oyserman, professora, psicóloga e pesquisadora da University of Southern California encontrou o que parece ser a chave para essa questão.

“Pense no futuro usando métricas em meses ao invés de anos, dias ao invés de meses e horas ao invés de dias, assim, futuro e presente parecem conectados e, portanto, harmônicos ao invés de conflitantes”.

Daphna chegou a essa conclusão depois de dividir o estudo em dois momentos. Primeiro, 162 participantes precisaram imaginar um evento (seu casamento ou uma reunião capaz de mudar o futuro profissional) e definir quando ele aconteceria. Alguns previram isso em dias – na próxima sexta-feira, no dia 15, daqui a três dias. Outros participantes quiseram deixar os acontecimentos para o futuro e os projetaram para dois meses, seis meses, um ano.

O segundo momento do estudo envolveu 1.100 voluntários e, dessa vez, as pessoas deveriam pensar qual era o momento certo para começar a guardar dinheiro para a aposentadoria. Novamente, cada um entregou datas diferentes, pensando em dias, meses e anos.

A pesquisadora analisou os resultados, ligou os pontos e chegou a uma grande resposta: quem planejou as datas em dias – tanto na primeira quanto na segunda fase – foi capaz de se organizar melhor no calendário e pensar em sua rotina com antecedência. O planejamento dessas pessoas ficou adiantado em 30 dias na fase dos eventos e 4 meses na organização da aposentadoria.

E o que isso significa? Diminuir as unidades de medida do tempo facilita a compreensão de cada tarefa, ajuda a você a projetar cenários e organizar sua rotina em etapas menores (e, logo, mais fáceis de realizar).

O que é urgente e o que é importante?

Um dos pontos fundamentais para aumentar o nível de produtividade é definir as prioridades do dia. Urgente é algo que exige atenção imediata, enquanto as tarefas importantes são aquelas que possuem impacto (sendo concluídas ou não), um prazo e podem se tornar urgentes.

Resumindo: urgente é aquilo que se não for feito vai dar m* e importante é aquilo que quando feito vai dar resultado.

Dividir suas atividades dessa forma só é possível com uma organização realista e funcional. Confira essas dicas que vão colocar tudo em seu devido lugar e aumentar a produtividade:

Reserve a primeira hora do dia para montar sua agenda.

Dessa forma, você consegue analisar tudo o que vai acontecer nas próximas horas de uma maneira sistematizada.

Separe os compromissos pessoais e profissionais por cor.

Escrever com cores diferentes cria uma divisão primordial para que você consiga definir, de forma equilibrada, quais são as prioridades – sem exceder o volume de trabalho ou o tempo de ócio.

Lembre-se: você não precisa fazer tudo sozinho!

Identifique quais tarefas da sua agenda podem ser realizadas por outras pessoas. Assim, caso precise, você conseguirá remanejar as atividades rapidamente e otimizar processos.

Não marque mais de uma reunião por período.

O trânsito é caótico e conversas se estendem. Ao marcar diversos compromissos no mesmo período, você vai acabar sempre atrasado, cansado e com fome.

Diga não.

É normal ficar tentado a pegar mais projetos, atender mais clientes e fazer mais freelas, mas esse acúmulo resulta em ideias pela metade, pessoas mal atendidas e trabalhos atrasados. Seja honesto com você mesmo e só aceite algo quando realmente tiver algum tempo sobrando. Não sabe como fazer isso? Confira algumas dicas para dizer não sem machucar.

O feito é melhor que o bem feito.

Para determinadas atividades, o resultado esperado é a entrega em um curto prazo e não a qualidade da ação. Identifique quais são essas tarefas, determine a quantidade de horas necessárias para terminar e não exceda o tempo reservado à atividade.

Tenha postura reativa.

É preciso saber lidar com os imprevistos durante o dia. Destaque tarefas que podem ser adiadas caso algo urgente aconteça, para não ser pego totalmente desprevenido.

Ferramentas gratuitas e realmente úteis para aumentar a produtividade.

Trello – ideal para gestão de projetos.

Com muita versatilidade no gerenciamento, essa ferramenta se adequa totalmente ao perfil e necessidades de cada usuário. Com uma interface simples e intuitiva, o Trello vai de grandes planejamentos estratégicos, que envolvem diversas pessoas, ao projeto e organização de viagens solitárias.

Google Agenda – ideal para quem vive esquecendo reuniões.

Como o próprio nome denuncia, é uma agenda virtual e serve para organizar suas tarefas. A principal vantagem do Google Agenda, além da visualização ampla de todos os compromissos no dia, semana ou mês, é a fácil edição dos lembretes: basta ter acesso à internet ou um celular na mão para modificar e receber notificações horas antes dos eventos agendados.

Goconqr – para organizar as ideias.

Os mapas mentais são formas de tangibilizar ideias e tirar os projetos da fase imaginária. Com o Goconqr, você consegue construir conexões, unir insights à execução e definir as etapas de uma ação.

Aprendemos muito sobre produtividade no Aldeia Summit, que rolou em 2016 (esse post é derivado do painel sobre produtividade que rolou). Por aqui, organizar a rotina é um assunto frequente – afinal, para realizar projetos transformadores, é preciso muito foco e força de vontade.

E você, já está pronto para o Aldeia Summit ’17? Se quiser conhecer a programação em primeira mão e ganhar desconto nos ingressos, chega mais!