Muita gente acha que reuniões são sinônimos de monotonia, problemas e conversas exaustivas, mas elas são fundamentais para estabelecer metas, definir atividades e conversar sobre o andamento de projetos ou da empresa como um todo.
Se você ainda tem uma resistência contra elas e acha que a maioria é uma perda de tempo, a gente separou algumas dicas que para motivar a sua equipe e deixar as reuniões mais produtivas, bem longe de serem um pesadelo:
1. Deixe bem claro quais são os objetivos e resultados esperados.
Suas reuniões sempre devem ter um objetivo, uma pauta clara e todos os envolvidos devem estar cientes do que vai acontecer. Ela não precisa ser definida com muito tempo de antecedência, mas é importante que todos cheguem na sala de reuniões com suas discussões, avisos e apontamentos em mente, prontos para serem expostos ao grupo.
2. Saiba quem realmente precisa participar.
Antes de iniciar uma reunião, pense quais são as pessoas que precisam estar envolvidas. Por exemplo: nem toda a equipe de gerência precisa estar presente em uma reunião sobre escalas de horários ou atualizações das atividades dos funcionários. Em equipes menores, as reuniões geralmente envolvem todo mundo, a menos que a pauta esteja relacionada a um setor específico. Pense se todos precisam ouvir as discussões e planos para um projeto que diz respeito ao gestor e apenas um ou dois membros da equipe. Assim, você otimiza o tempo da reunião e de trabalho para todo mundo.
3. Deixe a reunião interativa!
Não permita que os monólogos dominarem a sua reunião. Encoraje todas as pessoas a falar, solucionar problemas e apresentar ideias. Inclua materiais e anexos que possam fazer todos entenderem os temas abordados e interagir de forma colaborativa.
4. Faça anotações – e compartilhe-as!
Para não esquecer decisões e etapas definidas na reunião, peça que alguém do grupo se responsabilize por anotar tudo o que for conversado. Cada um dos participantes pode fazer considerações e anotações, também, e enviar para os colegas, para que todo mundo possa ter acesso, relembrar detalhes e até tirar insights para o trabalho.
5. Evite tratar de temas não relacionados à pauta.
Comentários e histórias podem descontrair o ambiente, deixar as pessoas mais à vontade e apresentar novas perspectivas para a pauta da reunião. Mas não deixe que elas tirem o foco dos objetivos definidos que a gente mostrou na 1ª dica. Se você perceber que a conversa está tomando a direção errada, respire fundo e sugira que a discussão seja levada para o fim da reunião ou retomada em outro momento.
6. Comece e termine no horário.
Se alguns minutinhos de atraso para começar as reuniões se tornarem frequentes, as pessoas podem começar a levar esse “minutinhos” a sério e chegar depois do horário marcado – “afinal, sempre atrasa no início”. Com isso, a reunião demora mais para começar e, quando você se der conta, algo que deveria ter início às 9:00 acaba atrasando quinze minutos ou até mais. O tempo que as reuniões levam para começar e terminar influenciam nas atividades programadas e na produtividade da sua equipe. Delimite o tempo que a reunião deve durar, pelo menos em média. Assim, você respeita o seu tempo e de todo o pessoal.
Uma reunião não precisa ser chata e se transformar na pior atividade do dia. Tendo em mente essas atitudes, você pode tirar o melhor dela – e deixar sua equipe preparada para os próximos encontros e muitas outras situações.
