6 dicas para ser muito mais organizado e produtivo

Uma presença constante nas listinhas de ano novo é a promessa de organizar melhor o tempo e atividades nos meses seguintes. Mas como fazer isso ir além do dia 01 de janeiro e se tornar parte da rotina? A gente tem algumas dicas para você ser organizado e produtivo o ano inteiro, olha só:

Pense em “tarefas concluídas” em vez de “tarefas a fazer”.

A primeira coisa que você deve organizar é seu pensamento a respeito da rotina. Em vez de encarar somente a tabela do “a fazer”, liste o que terminou ou entregou. Se você já sabe o que está pronto, fica mais fácil se organizar e partir para outra coisa sem ficar se perguntando por onde começar. Isso ajuda você a riscar itens e olhar para a tela do computador, agenda ou mesa de trabalho com mais calma.

Separe as coisas a fazer por relevância.

Organize suas tarefas de acordo com a importância de cada uma:

• O que precisa ser terminado rapidamente, tem algum prazo ou pode causar problemas se não for entregue em um tempo determinado, classifique como urgente.
• Se é algo que interfere no trabalho ou tem um grande impacto em um projeto, mas não precisa ser finalizado dentro de um prazo, classifique como importante.
• Dentre as demais tarefas, separe blocos necessários e, neles, coloque as tarefas que não se encaixam como urgentes ou importantes, mas precisam de atenção.

Só dedique tempo às outras depois de ter terminado essa ordem de prioridades. Além de ser útil nas tarefas, essas dicas também valem para seus e-mails, textos a serem lidos e outras coisas que você precisar organizar.

Tenha tempo livre, sim.

Pessoas que trabalham ou estudam o tempo inteiro, sem parar para o almoço ou para trocar uma ideia com o colega ao lado, podem parecer mais organizado e produtivo e até terminar uma quantidade maior de tarefas, mas a longo prazo isso se torna exaustivo e diminui a concentração. Saia da frente do computador, vá almoçar com o pessoal do escritório, tome alguma coisa ou aproveite para olhar mensagens e responder amigos. Esse tempo de descanso ajuda sua mente a respirar, melhora a concentração e evita que você entre em um modo robótico, sem dar a devida atenção às tarefas e fazendo as coisas por fazer.

Use fones de ouvido para motivar.

Muita gente fala que aparelhos eletrônicos e até fones de ouvido atrapalham a concentração, mas eles podem ajudar muito. Se o seu espaço de trabalho permitir, escolha um audiobook ou uma playlist e use os fones para ficar longe de burburinhos, para mostrar que está focado em uma tarefa ou evitar que fiquem conversando com você o tempo inteiro. Mas lembre-se: se alguém vier falar com você, mostre que o fone não é um empecilho e seja simpático ao responder.

Evite a negatividade!

Pode não parecer, mas pensar positivo ajuda você a se concentrar, sim. Encare as coisas a fazer como desafios, motivos para crescer e barreiras que você pode (e irá!) superar. Se você olhar para sua caixa de e-mail, só pensar em problemas e ficar mal ao ver a quantidade de tarefas, vai achar mais difícil terminar e o tempo vai passar mais devagar.

Pense nas recompensas e resultados.

Imagine o que você vai ganhar ao terminar cada tarefa: boas notas, tempo para se dedicar a outros projetos, para assistir a um filme ou, até, uma recompensa tangível – como pedir seu prato favorito no restaurante se finalizar algo até o horário do almoço. Além de pensar o que o fim das suas obrigações pode proporcionar para você, olhe para o todo: como essa tarefa influencia o andamento da empresa, quais resultados sua atitude pode trazer e de que maneira você está contribuindo para deixar o lugar muito mais legal.

Curtiu? Ah! Não esqueça de contar para a gente como você está aplicando essas dicas no seu dia a dia, assim que o ano começar!